Календарь платежей ИП: что это такое и как с его помощью упростить финансовый учет?

Планирование и контроль денежных потоков являются обязательными условиями для обеспечения финансовой устойчивости, платежеспособности и эффективного развития любой компании. В качестве инструмента контроля платежеспособности используется платежный календарь. В статье рассмотрим, что такое календарь платежей, для чего он нужен, как составляется и какие преимущества и выгоды от его использования может получить индивидуальный предприниматель.

Что такое платежный календарь ИП

Платежный календарь (ПК) — один из основных инструментов по оперативному управлению текущими платежами и ликвидностью компании. Основной целью формирования ПК является составление графика денежных потоков на короткий период от нескольких дней до месяца в таком виде, чтобы была гарантирована оплата всех нужных в это время платежей, был минимизирован размер излишних средств на счетах, а также не возникли кассовые разрывы. Иными словами это плановый финансовый документ, обеспечивающий управление поступлением и расходованием денежных средств.

Его ценность как инструмента управления платежеспособностью заключается в установлении связи между денежными потоками, конкретными моментами или периодами времени и назначением или происхождением денежным сумм.

Отличительной чертой любого ПК является краткосрочный детализированный период планирования. Срок, на который составляется платежный календарь, определяется в зависимости от отраслевой специфики и периодичности осуществления основных платежей. Как правило, это период до месяца с разбивкой по отдельным дням. Такая детализация дает возможность ориентироваться в поступлениях и платежах компании, своевременно предотвращать кассовые разрывы, которые могут возникнуть в течении месяца в любой из платежных дней.

Таким образом, платежный календарь — это важный инструмент управления платежеспособностью, который помогает планировать и контролировать сроки платежей, минимизируя при этом риски возникновения просроченной задолженности.

Чем платежный календарь отличается от бюджета движения денежных средств

Бюджет движения денежных средств (БДДС) — это план всех поступлений и платежей в течение отчетного периода. С его помощью можно получить общее представление о поступлениях и затратах по статьям планирования без жесткой привязки к конкретным датам.

Платежный календарь является частным случаем БДДС, составляется на его основе и следовательно во многом на него похож. Вместе с этим, указанные инструменты различаются по следующим параметрам:

• Период планирования. Как правило, БДДС составляется на квартал, год или сразу несколько лет. Оптимальный период планирования платежного календаря — месяц. При этом БДДС и платежный календарь, составленные на месяц — это не одно и то же, поскольку последний предполагает детализацию по неделям или дням.

• Непрерывная актуализация в ходе исполнения. Вносить изменения в утвержденный бюджет нежелательно. В свою очередь платежный календарь — это живой инструмент. В него можно и нужно постоянно вносить корректировки, перенося платежи в режиме реального времени.

• Степень детализации. В БДДС информация может быть представлена в разной степени обобщенно. Например, с выделением особо крупных клиентов и строкой «прочие». В платежном календаре предполагается детализация по каждому клиенту, заказчику и т.д..

• Отсутствие план-факт анализа. БДДС требует обязательного анализа исполнения. Календарь платежей выступает как вспомогательное средство, и анализировать его после исполнения функций не нужно.

Таким образом, платежный календарь во многом похож на БДДС, однако это инструмент с принципиально иным значением. БДДС нужен для того, чтобы спланировать денежные потоки компании. Задача платежного календаря — распределить их таким образом, чтобы компания не столкнулась с проблемой кассовых разрывов.

Преимущества использования платежного календаря для ИП

Платежеспособность является одной из важнейших характеристик финансово-хозяйственной деятельности предприятия в условиях рыночной экономики. Чем выше платежеспособность предприятия, тем оно более устойчиво, независимо от неожиданного изменения рыночной конъюнктуры и, как следствие, тем меньше риск оказаться на грани банкротства.

В качестве основных преимуществ использования платежного календаря, как инструмента управления платежеспособностью, можно отметить:

• Упрощение финансового учета и планирования бюджета за счет наглядного отображения всех предстоящих платежей.

• Своевременное оповещение о необходимости погашения задолженностей и предотвращение просрочки.

• Появление возможности прогнозирования финансового состояния компании.

• Повышение прозрачности управления доходами и расходами бизнеса.

• Увеличение гибкости и обоснованности решений, принимаемых при изменении экономических условий функционирования компании.

• Оптимизация кредитной политики бизнеса.

• Минимизация рисков возникновения кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами.

• Эффективное управление ликвидностью предприятия, отсутствие проблем с расходованием средств свыше утвержденных сумм.

• Повышение надежности, уровня доверия к бизнесу со стороны кредиторов, контрагентов и инвесторов.

Платежный календарь — это универсальный инструмент, который будет полезен не только крупным компания с огромными ежемесячными расходами, но и небольшому бизнесу, в частности, индивидуальным предпринимателям.

Например, ИП занимается производством мебели на заказ. Поскольку свободных денег немного, он берет предоплату в размере 50%. Однажды ему поступил крупный заказ, но заказчик попросил снизить предоплату до 30%. Проверив свой календарь платежей, предприниматель понял, что 30% это слишком мало и ему придется брать кредит или добавлять личные деньги — такой возможности у него не было. Чтобы решить возникшую проблему, он заранее договорился с поставщиками о снижении размера предоплаты за материалы. В результате удалось сохранить клиента и не потерять большой заказ. Без платежного календаря предприниматель бы оказался в ситуации нехватки оборотных средств, не смог бы выполнить заказ и потерял бы потенциальный доход и испортил свою репутацию.

С учетом вышеизложенного можно говорить о том, что календарь платежей поможет не только выстроить приоритетность платежей по критерию их влияния на конечные результаты финансовой деятельности предприятия, но и обеспечит в максимальной степени необходимую абсолютную ликвидность денежного потока предприятия, то есть его платежеспособность в рамках краткосрочного периода.

В качестве основных статей и граф, которые должны содержаться в календаре платежей можно выделить:

• Остатки денежных средств (ОДС) на начало и конец отчетного периода. Входящий ОДС на начало месяца вносится в ПК из банковской выписки. Далее остаток на конец рабочего дня, и соответственно равный ему ОДС на начало следующего дня, вычисляются следующим образом: остаток на начало дня + поступление денежных средств за день — выбытие средств.

• Статьи поступления и выбытия денежных средств. Детализированность статей ПК подбирается с учетом специфики и особенностей бизнеса. Однако детализация должны быть оправданной и целесообразной, иначе это может привести к дополнительной путанице.

• Период и шаг планирования. В большинстве случаев календарь платежей составляется на один месяц с разбивкой по неделям или дням. Чем более он детализирован, тем выше вероятность избежать возникновения кассовых разрывов.

• Бюджетные лимиты. Для удобного контролирования устанавливаются бюджетные лимиты по статьям бюджета, с помощью которых становится возможным осуществление анализа по типу «планфакт».

При возникновении дефицита денежных средств следует разделять все платежи по их размеру, срочности погашения, уровню штрафных санкций и т.д. В связи с этим, при составлении календаря платежей необходимо обязательно учитывать приоритетность выплат. Для обеспечения непрерывного функционирования бизнес-процессов целесообразно придерживаться следующего приоритета платежей:

• Обязательные платежи, неисполнение которых повлечет за собой неблагоприятные последствия и санкции для компании: пени, штрафы или ухудшение кредитной истории. К этим платежам относится заработная плата, налоги, кредиты, исполнительные документы от судебных приставов.

• Платежи, от которых зависит непрерывность деятельности компании — оплата сырья и выплаты ресурсоснабжающим компаниям.

• Значимые заменяемые платежи. В эту категорию попадают все контрагенты, которых при возникновении финансовых сложностей можно заменить. Например, поставщики и арендодатели.

• Платежи наименьшей важности, неисполнение которых не повлечет каких-либо неблагоприятных последствий. Например, траты на канцелярию и обучение сотрудников.

Только при грамотном распределении приоритетов календарь платежей станет гибким инструментом для учета и контроля финансовых потоков. При этом важно ежедневно вести ПК и в конце отчетного периода анализировать произошедшие отклонения, выявлять и устранять их причины.

Как упростить финансовый учет с помощью платежного календаря ИП

Как было отмечено ранее, в зависимости от специфики деятельности компании, содержание и структура ПК могут быть разными, однако он всегда должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств предприятия (обычно с разбивкой по дням и источникам).

Для этого в зависимости от направления пополнения и расходования денежных потоков могут составляться отдельные платежные календари. Например, налоговый платежный календарь, календарь инкассации дебиторской задолженности, выплаты заработной платы и т.д.

Также может быть составлен гибкий ПК, учитывающий переменный характер ряда показателей, в частности, объема производства и реализации продукции.

Поскольку календарь зачастую содержит большое количество переменных показателей, во избежание ошибок в учете и минимизации рисков пропуска сроков, целесообразно автоматизировать всю работу с ПК.

Автоматизация ведения платежного календаря с ФРМ

Календарь платежей ФРМ дает возможность настроить детальный учет всех доходов и расходов компании. Внесенные сведения формируются в виде таблицы, которая содержит информацию обо всех запланированных поступлениях и платежах, остатке средств на конец дня и периода.

Помимо детальной таблицы, платежный календарь содержит наглядный график, с помощью которого удобно отслеживать происходящие изменения в динамике. Благодаря большому количеству гибких настроек, вы можете контролировать необходимые вам операции по удобным параметрам.

При необходимости можно выполнить группировку и сортировку по датам, периодам, бизнес-единицам и филиалам.

Регулярные операции можно занести в специальный шаблон и запланировать их повторение с определенной периодичностью. Благодаря этому вы будете меньше времени тратить на работу с документами и планирование и больше на развитие бизнеса.

Кроме этого, при использовании ФРМ, вам не придется запоминать и держать в голове все даты — сервис самостоятельно заранее оповестит о запланированных операциях.

С платежным календарем от ФРМ вы сможете:

• Планировать несение расходов — выплату заработной платы, уплату налогов, переводы контрагентам по договорам.

• Следить за детализированным денежным потоком.

• Прогнозировать кассовые разрывы и своевременно предпринимать действия по их устранению.

Таким образом, календарь платежей — это важный инструмент контроля и учета денежных потоков бизнеса. Его применение позволит оптимизировать процесс использования и распределения имеющихся ресурсов, что в конечном итоге повысит платежеспособность, финансовую устойчивость и конкурентоспособность предприятия.