Списание дебиторской задолженности

Источники списания 

Чаще всего дебиторская задолженность списывается за счет резерва сомнительных долгов. Это сумма денежных средств, которую компания отчисляет из прибыли на особый счет или резервный фонд с целью покрытия потенциальных потерь, связанных с невозвратом или частичным невозвратом долгов, которые компания выдала своим клиентам или контрагентам.

Этот резерв создается для того, чтобы компенсировать возможные убытки, которые могут возникнуть из-за несостоятельности дебиторов, отсутствия их платежеспособности или других рисков, связанных с возвратом долгов. Создание резерва сомнительных долгов позволяет компаниям более реалистично оценивать свою финансовую ситуацию, а также учитывать потенциальные риски, связанные с долгами, в своих финансовых отчетах.

В соответствии с нормами налогового законодательства, в этот резерв необходимо включать задолженность, выплату которой просрочили более чем на три месяца. 

Дебиторскую задолженность также можно списать с чистой прибыли. Если речь идет о юридических лицах, то такое решение должно приниматься на общем собрании учредителей. 

Какие документы необходимы

Прежде всего бухгалтер должен установить наличие или отсутствие кредиторской задолженности перед контрагентом. Если кредиторки нет, можно переходить к процессу списания. 

Для этого понадобятся такие документы:

• акты выполненных работ, накладные, подтверждающие факт заказа и отгрузки товара;

• акт сверки с компанией-должником;

• документы, подтверждающие наличие попытки урегулировать финансовый вопрос (письма с требованиями вернуть долг и ответы на них).

Все вышеперечисленные документы необходимы для подтверждения истечения срока исковой давности. 

Акт инвентаризации № ИНВ-17 — один из наиболее важных документов, необходимых для списания безнадежной задолженности. Основная цель составления этого документа сводится к систематизации информации о приобретении, движении и оценке основных средств. Это позволяет налоговым органам, а также руководству компании, иметь точное представление о стоимости и состоянии основных средств, а также контролировать их использование.

Форма № ИНВ-17 содержит различные разделы, включающие в себя данные о приобретении и списании основных средств, их оценочной стоимости, амортизации, а также другие сведения, необходимые для учета и анализа основных средств предприятия.

Налоговые инспекторы с особой тщательностью проверяют списанные долги. При отсутствии каких-либо документов руководителя предприятия могут заподозрить в незаконном выводе средств. Для снижения рисков к акту инвентаризации рекомендуется также приложить документы, подтверждающие наличие безнадежной задолженности (можно использовать выписку о ликвидации ИП или судебное решение о банкротстве контрагента). 

Все вышеперечисленные документы должны храниться в архиве компании как минимум 5 лет с момента списания долга. 

Как списать долги в налоговом учете

Важно учесть, что у предпринимателей, находящихся на упрощенке и плательщики единого налога на вмененный доход не могут ставить безнадежную задолженность на расходы. Такое право есть только у компаний, формирующих налог на прибыль методом начисления.

Алгоритм списания зависит от того, создала ли компания резерв по сомнительным долгам или нет. Рассмотрим два этих варианта. 

Если компания создала такой резерв, то процесс списания будет состоять из таких этапов:

1. Определить суммы безнадежной задолженности;

2. С учетом норм п. 4 ст. 266 НК РФ разделить долги на три группы:

• суммы, задолженность по которым превышает 90 дней;

• с периодом задолженности от 45 до 90 дней;

• долги, со сроком возникновения менее 45 дней. 

1. Сформировать резерв и внести суммы на внереализационные расходы.

Списание безнадежной задолженности в компаниях, которые не сформировали резерв по сомнительным долгам, проходит по максимально простому алгоритму.

В данном случае бухгалтеру и руководству компании необходимо произвести инвентаризацию активов, выявить сумму безнадежной задолженности и списать ее на внереализационные расходы.

Дебиторская задолженность: инвентаризация активов

Инвентаризация — это основной этап создания резерва сомнительной задолженности и списания дебиторки. 

Процесс инвентаризации можно разделить на такие этапы:

• подготовка акта, в котором содержатся сведения о сумме долгов, причины их возникновения и реквизиты подтверждающих бумаг;

• проведение сверки с компанией-должником (без этого документа задолженность нельзя признать безнадежной);

• составление акта инвентаризации;

• списание дебиторской задолженности. 

Компании могут самостоятельно устанавливать период проведения этого мероприятия, сроки и перечень имущества, которое указывается в итоговом акте. Но вне зависимости от действующей политики компании, перед списание задолженности проведения инвентаризации является обязательным.