Реестр дебиторки: какие данные нужны для работы с долгом

Реестр дебиторки: какие данные нужны для работы с долгом — рабочий вопрос для команды, которая готовит внедрение или проверяет существующий процесс. Ниже — порядок обсуждения, который помогает собрать проверяемые требования до настройки системы.

Определите единицу учёта

Долг по контрагенту может объединять несколько документов с разными сроками. Решите, на каком уровне сотрудник принимает действие: договор, счёт или обязательство. Сохраните связь между общим итогом и исходными документами, чтобы сводка не скрывала спорные суммы и уже поступившие оплаты.

Разделите факт и договорённость

Дата по договору, обещание клиента и ожидаемая дата оплаты — разные сведения. Храните их отдельно и указывайте источник. Если срок неизвестен, оставьте его неизвестным до проверки. Подстановка сегодняшней даты сделает отчёт заполненным, но не поможет сотруднику понять, что действительно просрочено.

Назначьте владельца следующего действия

У каждой строки нужен ответственный за разбор и следующий шаг: сверка, уточнение документа, контакт с клиентом или проверка оплаты. Название отдела не заменяет назначенного исполнителя. Договоритесь, кто принимает строку при отсутствии сотрудника и как фиксируется результат контакта.

Проверьте сопоставление оплат

Выберите несколько документов с частичными оплатами, корректировками и неоднозначным назначением платежа. Проследите, как они попадают в остаток долга. Сумма без связи с первичным источником требует ручной сверки. До автоматических напоминаний важно исключить ситуации, когда клиенту сообщают об уже погашенной задолженности.

Примите рабочий реестр

Попросите сотрудника найти документ, объяснить сумму остатка и назвать следующее действие. Если для этого нужен отдельный файл, выясните, какого поля или перехода не хватает. Начните с ограниченного набора контрагентов и проверяемого периода. Масштабирование имеет смысл после того, как понятны источники и порядок исправления ошибок.

Следующий шаг

Соберите один пример, список источников и открытые вопросы. Посмотрите соответствующий сценарий ФРМ, а состав лицензии сверьте на странице тарифов. Для бесплатного показа на примере готовить свои данные не нужно.

Решение ФРМ по теме статьи →