Облачное, сетевое, или локальное хранилище данных?
Хранить цифровую информацию можно на собственном сервере, в облачном хранилище или на сетевом накопителе NAS. Каждый из представленных вариантов имеет свои преимущества и недостатки, поэтому целесообразно разобрать их по отдельности.
Локальный сервер
Создание и поддержание собственного сервера — это довольно трудоемкий процесс. Компании нужно закупить необходимое оборудование, установить его, приобрести лицензионное программное обеспечение, выполнить первоначальную настройку и найти специалиста для последующего обслуживания.
Преимуществами локального сервера являются:
-
высокий уровень безопасности данных — доступ к оборудованию есть только у ответственных лиц, поэтому вероятность утечки или хищения информации минимальная;
-
быстрый и постоянный доступ к данным — организация ни от кого не зависит, ей не страшны проблемы на стороне оператора, поскольку они никак не отразятся на работе.
Компании, использующие локальные сервера, знают все характеристики используемого оборудования, возможности программного обеспечения, доступные методы защиты, что повышает возможности в работе. Однако у этой особенности есть и обратная сторона — отвечать за безопасность организация должна самостоятельно и во всех утечках и сбоях виновата будет лишь она.
Учитывая, что все это требует немалых временных и финансовых вложений, данный способ преимущественно используется крупными компаниями и мало распространен среди начинающего бизнеса.
Облачное хранилище
Идея облачного хранилища заключается в том, что компания не создает собственный сервер, а арендует необходимое пространство у другой, специализирующейся на этом организации.
У облака есть ряд неоспоримых преимуществ:
-
дешевизна — даже в долгосрочной перспективе арендовать хранилище гораздо выгоднее, чем создавать и обслуживать собственный сервер;
-
готовое решение — не нужно заниматься организационными вопросами, настраивать оборудование, думать над обеспечением безопасности, поскольку за все это отвечает арендодатель.
-
дистанционный доступ — зайти в облако можно с любого устройства, имеющего доступ к интернету, а не только с компьютера, подключенного к локальному серверу.
В силу указанных преимуществ облачное хранилище является наиболее универсальным вариантом, поэтому используется в компаниях любого масштаба и рода деятельности. Исключение составляют организации, которым требуется хранилище повышенного объема — как правило, облачные сервисы предоставляют не более 10-12 ТБ свободного места.
Главным недостатком является то, что пользователь не может достоверно знать, насколько защищена его информация. В связи с этим, во избежание возможных утечек следует выбирать надежных и проверенных поставщиков.
Сетевые хранилища NAS
Аббревиатура NAS (Network Attached Storage) расшифровывается как сетевой накопитель данных. С технической точки зрения это устройство, в которое помещаются жесткие диски для хранения информации.
Преимущества сетевого накопителя данных:
-
простота использования — в отличие от собственного сервера, NAS не требует долгой настройки и последующего постоянного обслуживания, достаточно просто включить устройство и подключить его к локальной сети;
-
большой объем хранилища — в зависимости от выбранного устройства, это значение может превышать 100 ТБ, чего хватит для деятельности практически любой организации;
-
гибкие настройки — как и с локальным сервером, пользователь самостоятельно задает интересующее его параметры, устанавливает уровни доступа и т.д.
Из недостатков нужно отметить стоимость, которая все равно будет значительно ниже, чем содержание собственного локального сервера, а также необходимость периодической замены и обслуживания оборудования.
CRM и CDP
Централизованные системы CRM и CDP разработаны для решения разных задач компании. Первые (CRM) используются для оптимизации бизнес-процессов, а вторые (CDP) — для хранения данных о клиентах.
Система взаимоотношения с клиентами
Централизованная система CRM хранит данные о взаимоотношениях текущих и потенциальных клиентов с компанией. В ее функционал входит:
-
хранение информации о первом взаимодействии с организацией: контакты, история звонков и ответов в чате;
-
отображение этапов работы с клиентом;
-
автоматизация документооборота и рутинных процессов для упрощения работы менеджеров, в частности, заполнение и перенаправление документов;
-
анализ результатов работы и формирование отчетов по продажам.
CRM агрегирует данные пользователей, которые уже вступили во взаимодействие с компанией, например, позвонили или оставили заявку на сайте. Пользовательское поведение при этом не учитывается.
Централизованное хранение информации о клиентах
Централизованная система CDP — это структурированная база, в которой хранятся данные клиентов и история их взаимодействия с компанией (посещение сайта, покупки и т.д.). Для прогнозирования поведения этот функционал может быть дополнен искусственным интеллектом.
Ключевые функции и задачи CDP:
-
сбор данных о клиенте;
-
формирование единого профиля клиента;
-
сегментация клиентов по признакам;
-
передача данных о клиентах (ретаргетинг) в иные сервисы.
Следовательно, если CRM — это инструмент менеджера, то CDP — инструмент маркетолога. Обе системы дополняют и оптимизируют друг друга, поэтому зачастую целесообразно использовать их совместно.
Эффективность централизованных систем
Чтобы централизованная система хранения документов была максимально полезной, рекомендуем придерживаться следующих базовых правил:
-
правильно организуйте структуру хранения в соответствии с четкой и понятной иерархией;
-
продумайте эффективное управление версиями документов и историей их изменений;
-
примите меры по обеспечению безопасности корпоративных данных.
Таким образом, внедрение централизованных систем хранения документов способно существенно улучшить работу организации с различной информацией. Достичь этого получится благодаря появлению функционала для эффективного управления данными, возможностей для удобной совместной работы, а также улучшению общей производительности и повышению уровня безопасности.
